Digitaliser et simplifier les process
VMLY&R avait souscrit auprès d’un émetteur bien connu pour fournir des titres-restaurant à ses collaborateurs. L’entreprise rencontrait malheureusement de nombreuses problématiques à commencer par la qualité du service client.
“La hotline est absolument chaotique. On appelle un numéro sans savoir à qui on parle. Après 15 minutes à écouter une musique horrible, il faut réexpliquer le problème et redonner son numéro client. C’était agaçant et je perdais un temps fou.”
La prise de commande était également complexe pour l’entreprise.
“La plateforme utilisée était archaïque. Nous avions constamment peur que quelqu’un soit oublié ou qu’une carte soit renouvelée sans savoir qui était concerné… un véritable traumatisme.”
Côté utilisateur, le service était tout aussi compliqué. L’application et les codes PIN ne fonctionnaient pas toujours, et de nombreuses cartes arrivaient désactivées ou en double.
“Quand une carte était perdue, nos collaborateurs devaient contacter le service client. Je devais également les appeler car on ne pouvait pas recommander une carte sur le site quand elle était perdue. Et ensuite, on devait envoyer un mail. C’était chaotique et nos collaborateurs s’en plaignaient tout le temps.”
Décidée à changer de prestataire et à digitaliser au maximum ce service, VMLY&R suit les recommandations d’une connaissance satisfaite et se lance dans l’aventure auprès de Swile en avril 2021.
La carte Swile : une solution de choix pour VMLY&R
1 - Un service client humain
Au-delà de l’application fournie aux collaborateurs, VMLY&R voulait bénéficier d’un service client de qualité. Swile a répondu à ce besoin, notamment avec le chatbot mis à disposition.
“Quand on envoie un mail, on a un nom, une vraie personne qui nous répond. Juliette auparavant, et maintenant Bérengère, sont là pour répondre à mes questions.”
L’entreprise bénéficie désormais de cet aspect humain qu’elle recherchait en tant que gestionnaire.
2 - La digitalisation au service des collaborateurs
VMLY&R voulait favoriser le bien-être de ses salariés.
“Chez nous, les collaborateurs sont toujours accrochés à leur téléphone et aux réseaux sociaux. Swile leur facilite la vie. D’ailleurs, plus de 70% d’entre eux ont activé la carte digitale Google Pay ou Apple Pay et n’utilisent pas la carte physique. C’est énorme.”
Grâce à Swile, l’entreprise booste l’expérience vécue par ses collaborateurs, allant jusqu’à faire livrer les cartes directement à leur domicile.
3 - Un service qui facilite le quotidien
Avec une organisation hybride du travail, VMLY&R voulait une carte de titres-resto qui puisse être utilisée partout, aussi bien au restaurant et dans les supermarchés que sur les plateformes de livraison. Pari réussi !
“Avec la solution utilisée précédemment, on avait accès à 10 restaurants sur Deliveroo. Maintenant, ce sont 400 restaurants qui sont disponibles dans le secteur du bureau.”
Le petit plus ? Compatible avec Uber Eats et Deliveroo, la carte Swile permet d’éviter les frais de livraison.
“On gagne parfois jusqu’à 3 € de frais par commande. Nos collaborateurs peuvent déguster leur poke bowls préférés en restant au chaud, sans se déplacer, ni payer plus cher. Ils s’en servent tous.”
4 - Une gestion simplifiée
Auparavant, VMLY&R faisait face à de lourds process de gestion. Avec Swile, c’en est fini des tracas. L’entreprise a par exemple accès à ses factures en un rien de temps, pour le plus grand bonheur de la compta.
“Notre gestionnaire de paie fait un bon de commande qui arrive dans les deux minutes, et trois minutes plus tard elle a la facture qu’il faut juste transférer à la compta. De leur côté, il n’y a plus qu’à vérifier que le prélèvement automatique a bien été fait, et c’est tout.”
L’entreprise a également gagné en fluidité, notamment dans l’ajout ou la suppression d’un collaborateur.
“Il suffit de cliquer sur commander pour ajouter un nouveau collaborateur, d’indiquer son adresse et sa date de naissance. Le tableau est mis à jour automatiquement et peut ensuite être téléchargé pour d’autres choses comme l’export ou les cartes CSE qu’on a faites pour Noël.”
Grâce aux process simplifiés et allégés proposés par Swile, VMLY&R ne perd plus de temps en gestion.
“On passe de deux jours à quelques heures par semaine ou mois. C’est un gros gain de temps qui a permis à tout le monde de se concentrer sur des sujets bien plus importants.”
Une mise en route fluide, fluide, fluiiiiiiiiide
Au lancement de la carte Swile et des titres-resto, VMLY&R n’a rencontré aucune difficulté, notamment grâce à la fluidité de la plateforme et au kit de communication fourni.
“Aucun collaborateur ne nous a appelé en nous disant être perdu ou ne pas savoir comment cela fonctionnait. Personne. Pas même la secrétaire générale qui, à 61 ans, a réussi à l’activer toute seule alors qu’elle n’est pas du tout à l’aise avec les outils numériques.”
Et même au cours des trois fusions qu’a connues l’entreprise dans l’année, la fluidité est restée de mise.
“On a bénéficié d’un super accompagnement au cours de nos fusions. Les crédits ont bien été transférés pour chaque collaborateur. Ils ont juste eu besoin de se reconnecter avec leur nouvelle adresse mail, mais ça faisait partie du deal.”
Le coup de cœur de VMLY&R ?
S’il n’y avait qu’un mot pour résumer l’expérience vécue par VMLY&R avec la carte Swile, ce serait “la simplicité''.
“Je n’ai jamais vu une application aussi simple pour commander des titres-resto. Et en tant qu’utilisatrice, je peux vraiment utiliser ma carte partout. Il y a cet aspect accessibilité très agréable avec Swile.”
Le design mis en place a également séduit l’entreprise.
“La carte arrive dans une petite enveloppe bien pensée. C’est joli quand on la découvre et il y a ce petit côté surprise sympathique quand on ouvre.”
Résultat : on prend les mêmes, et on continue
VMLY&R cherchait à digitaliser au maximum ses services et à gagner en rapidité au début de son aventure avec Swile. Un souhait exaucé !
“Je suis ravie de la version digitale de la carte. Nous n’avions pas imaginé que nos collaborateurs aient besoin d’une carte digitale, et tout le monde a adhéré.”
La solution est complètement intégrée, aussi bien du côté administrateur qu’utilisateur. L’entreprise envisage désormais de souscrire à l’offre mobilité durable et s’intéresse aux chèques-vacances.
“Notre objectif est d’uniformiser tous les services collaborateurs en une carte unique pour leur simplifier la vie”.
Une belle histoire entre VMLY&R et Swile, qui ne fait que commencer !