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Distribution

3404 employésTitres-resto

Fini le casse-tête administratif

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Distribution

1996

Expert de la petite enfance

3404 employés

Depuis 2019

1. Quels étaient vos enjeux avant la démat’ ?

Avec les envois de titres restaurant papier, on ne savait jamais à quel moment ils allaient être réceptionné par nos salariés

Le groupe IDKIDS, en France, c'est 480 magasins et et 3404 salariés. Tout autant de carnets de titres resto que le groupe doit stocker puis remettre chaque mois à ses salariés.Un véritable casse-tête et une perte de temps réelle.

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Grâce à Swile, Agathe et Pauline racontent que les fins de mois se passent plus en douceur et qu'elles ont économisées jusqu’à 30% ⏰ de leur temps de gestion administrative.

Image gestion administrative

2. Racontez-nous votre coup de coeur avec Swile. ❤️

C’est la première carte qui nous a vraiment donné envie de passer à la dématérialisation.

Les arguments qui ont fait la différence ?
Modernité et simplicité tant pour les utilisateurs que pour les gestionnaires. Agathe était convaincue, il ne restait plus qu’à séduire le CSE. Main dans la main, elles leur ont présenté l’offre Swile.
Résultats des courses ? Ils ont voté “POUR” à l’unanimité. 🙌
Le groupe a ainsi pris la décision de tester la carte Swile sur Okaidi, l’une des marques du groupe IDKIDS et ses 3404 employés.

3. Pourquoi avez-vous choisi Swile ?

1. Une gestion administrative ultra simplifiée.

Côté administrateur, Pauline souligne la facilité de l’outil de gestion. La gestion des commandes de cartes et la recharge mensuelle de crédit se fait depuis un seul et même fichier. Bien plus pratique. Pauline nous confie apprécier également la possibilité de programmer la date de versements des titres resto, chose impossible avec les carnets papier.

2. Un suivi chiffré quant au déploiement de l’outil.

Swile propose un suivi trimestriel à Okaïdi par e-mail et par téléphone :

  • Ils suivent le taux d’activation des cartes, le taux d’utilisation et le taux de refus
  • Ils regardent les raisons des refus de paiement pour identifier les points bloquants et éduquer leurs clients sur l’utilisation des cartes.

3. Une application intuitive pour des utilisateurs 100% autonomes.

Elle permet aux utilisateurs de gérer en toute autonomie leur carte : visualisation du code PIN, activation et désactivation de la carte en un clic, déclaration en cas de vol... Elle permet aussi de suivre en temps réel les dépenses. "Cette autonomie des utilisateurs nous soulage énormément" cite Pauline.

Photo carte Swile restaurant

4. Comment s'est passé le déploiement ?

1. Aide à la communication auprès des salariés

Swile a proposé aux équipes d'Okaidi des outils de communication clés en main pour faciliter la transition (modèles d’emails, fiches explicatives et FAQ) ainsi qu'une présentation en visio de la solution.

2. Accompagnement des gestionnaires

Agathe et Pauline étaient accompagnées par Claire 🌈, la Customer Success Manager dédiée au compte Okaïdi chez Swile.
Claire les a aidées à prendre en main l’interface administrateur, les a accompagnées sur les premiers rechargements de carte et l’import du fichier contenant toutes les données utilisateurs et son optimisation.“A la fin de certains mois, quand on était en rush pour passer la commande, Claire me proposait de passer des commandes à ma place, ce qui me soulageait énormément et nous a évité des erreurs. Elle était toujours à l’écoute.”, se rappelle Pauline.

3. Livraison des cartes en 7 jours

Les cartes ont été livrées en 7 jours à tous les domiciles des utilisateurs. Un temps record au vu de la taille de l’entreprise. S’il y avait un problème de livraison à cause d’une adresse erronée, l’équipe Care chez Swile recevait une notification automatique de non-réception. Ainsi, elle pouvait relancer la procédure en précisant à nouveau l’adresse.

5. Et alors, où s’arrête l'histoire ?

Jamais !
Fort du succès sur ce test pilote, le groupe IDKIDS étend la carte Swile à d'autres entités. Près de 500 employés de la marque Jacadi passeront à la carte Swile dès le 1 janvier 2021. Et ce n'est que le début.

On aimerait également passer tous nos entrepôts logistiques à la carte Swile. On y travaille.

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